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Modulo de Auditoría 2011-07-08

Pensado para hacer más eficiente la tarea del auditor. Criterios para generar muestras de auditoría más efectivas. Comprobantes anulados después de la fecha ... ? usuarios que realizaron operaciones fuera de sus horarios de trabajo? Asientos modificados? y más ....

Factura electrónica 2011-07-08

Factura electrónica y Factura electrónica para exportadores. Una posibilidad que debe ser analizado no sólo como una tendencia y exigencia de AFIP, sino también como una posibilidad de optimizar los procesos y mejorar la imagen.

plataforma 4012 2011-06-29

1. Mejoras generales 1.1. Factura Electrónica (Obligatorio a partir del 01/07/2011) Versión: y A partir del 01/07/2011 entra en vigencia una nueva versión del servicio WEB que AFIP dispone para la autorización de comprobantes electrónicos. Estos cambios exigen diversos ajustes en Plataforma en función de los nuevos formatos de intercambio de información exigidos por el organismo. Se puede encontrar información detallada de los cambios en http://www.afip.gov.ar/fe bajo el título “RG 2485 – diseño de registro XML V.1 (Obligatorio a partir del 01/07/2011). Esto implica que todos los que utilizan factura electrónica deberán cambiar la versión de Plataforma para estar en condiciones de cumplir con los requisitos indicados antes de la fecha límite. De no realizar el cambio, AFIP no autorizará más comprobantes. Este cambio se puede anticipar, ya que la nueva versión del Web Services ya se encuentra funcionando. Sugerimos coordinen con la mesa de ayuda el cambio de versión anticipando con tiempo suficiente la fecha límite indicada. Una vez instalada la versión se deberá ingresar en cuentas a cobrar / Parámetros generales / Solapa de “Factura electrónica”. Cambiar la versión del WEB Services de Versión V0 a Versión V1. Luego oprimir el botón de producción para que se carguen los datos del nuevo sitio URL y grabar. Luego autorizar facturas normalmente. También se incorpora en el módulo de AFIP una nueva consulta que permite consultar el estado de autorización de las facturas emitidas por comprobante. 1.2. Administración de impuestos, exclusión por tipo de comprobante (Mejora) Versión: y Esta mejora surge a partir de la necesidad de poder excluir el cálculo de algunos impuestos dependiendo del tipo de operación realizada. A partir de la entrada en vigencia del “Padrón” para determinar las alícuotas por contribuyente y efectuar percepciones de Ingresos Brutos de la Provincia de Buenos Aires, se incorpora un esquema, que exige no percibir en las notas de crédito, salvo que se trate de devolución total de una factura o errores en el precio. Esto exige crear tipos de comprobantes diferentes en función de los motivos indicados por ARBA y configurar la exclusión del cálculo de los impuestos correspondientes. 1.3. Auditoría de atributos (Nueva función de auditoría avanzada). Versión: Existen entidades (Configuración de comprobantes, datos de clientes, proveedores, contratos, etc) para las cuales una modificación tiene un impacto importante en el comportamiento del sistema. Por ejemplo, cambiar la condición de IVA de un cliente puede generar problemas a la hora de facturar. Este es el caso de cualquier parámetro actual del sistema. Entonces con esta nueva funcionalidad de auditoría avanzada se puede auditar el dato que fue cambiado. El sistema mantiene una foto del dato con lo información de las modificaciones, de manera de poder identificar el atributo cambiado y su valor anterior. Dicha funcionalidad está disponible en el nuevo módulo de “Auditoría interna de Plataforma.” 1.4. Impresoras fiscales (Mejora). Versión: y Se mejora la administración de impresores fiscales. Se incorporan, en el ABM de impresoras, todos los datos relevantes para definir puertos de impresión, direcciones IP y demás datos necesarios para configurar la impresión en controladores fiscales. Anteriormente estos datos se administraban desde el parámetro de numeradores de comprobantes. Aprovechamos para recordar que desde la versión 3026 Plataforma ha homologado el sistema para impresoras Hasar de manera exclusiva. Importante: se recuerda, para aquellos clientes que utilicen impresoras fiscales, que deberán configurar los datos requeridos en el ABM de impresores. Por otra parte recomendamos realizar pruebas antes de instalar la versión 4012. 1.5. Control ingreso de comprobantes de proveedores (Mejora). Versión: y Para el caso de contabilización de comprobantes de proveedores, el número del comprobante se ingresa en el campo “Referencia”. Sobre este campo existen nuevas reglas de control para evitar el ingreso duplicado de comprobantes. Las alternativas son: - Advertir al usuario pero permitir continuar. - Advertir al usuario y no permitir continuar. Estas reglas se incorporan en las siguientes transacciones: • Remitos de compras • Movimientos de tesorería • Comprobantes de cuentas a cobrar, cuando se indica que se muestren en el libro de IVA COMPRAS. 1.6. Administración de importes gravados a tasa cero (Mejora). Versión: y En versiones anteriores se incorporó el tratamiento de operaciones exentas. Ahora se agrega la posibilidad de exponer y dar tratamiento a aquellas operaciones, que si bien se encuentra alcanzadas por el impuesto, la tasa es cero. Este es el caso de importaciones en donde se recibe una factura del exterior que se encuentra gravada pero a tasa cero. Luego el IVA se debe abonar a la Aduana figurando el mismo en el documento de despacho. En la definición de los impuestos, cuando se configura un impuesto con tasa cero, se debe indicar si corresponde a una operación exenta o gravada a tasa cero. 1.7. Menú de acceso rápido (Mejora) Versión: y Se incorpora nueva facilidad para generación automática del menú de acceso rápido considerando solo aquellas opciones del menú con permisos para el usuario. Esta generación también arma una estructura arbolar respetando las agrupaciones del menú actual de Plataforma. Ejemplo: Operaciones – consultas – reportes. 1.8. Información de cada programa (Mejora) Versión: y 1 – El botón “Acerca de” de cada programa solo contiene información respecto del programa en cuestión. 2 – Se agrega dentro del menú, bajo el título ayuda una opción de “Acerca de” que contiene información respecto de versión del ejecutable e información útil del tamaño de la base, espacio no utilizado y otros datos. 2. Producción 2.1. Orden de producción abierta (Nuevo) Versión: y Cuando se administran órdenes de producción externas se incorpora la posibilidad de administrar acuerdos de precios y control de cantidades con los proveedores. Esto no es más que extender la funcionalidad actual del módulo de compras a producción, ya que finalmente se está realizando una transacción de compra. Esta nueva facilidad permite: • Establecer acuerdos de precios • Establecer acuerdos de cantidades máximas. Esto es opcional, ya que depende del tipo de negociación y acuerdo obtenido con el proveedor. Existen casos en donde las partes se comprometen a contratar durante un periodo de tiempo determinado una cantidad máxima de unidades. En el sistema se crean los siguientes tipos de comprobantes: • Orden de fabricación abierta: se genera un nuevo tipo de comprobante de producción que fija precios y opcionalmente cantidades de productos a fabricarse. Permite reutilizar sus datos cargados para ser tomados en el alta de órdenes de fabricación externas y establecer reglas de modificación de estos datos. • Orden de fabricación externa en base a abierta: se incorpora este tipo de orden de fabricación externa que debe asociarse a una orden de fabricación abierta; es una variante de la orden de fabricación externa actual. Una vez seleccionada la orden de fabricación abierta, el sistema trae todos sus datos y completa automáticamente con ellos la orden de fabricación externa en base a abierta. Los permisos de modificación de algunos de sus datos heredados pueden ser establecidos configurando el tipo de orden de fabricación abierta. 2.2. Consulta de cumplimiento de proceso de operarios y de máquinas (Mejora) Versión: Con el objeto de mejorar el control de la producción a partir de la mejora en la información de los cumplimientos de procesos se incorpora información respecto del tiempo teórico, tiempo de proceso real y finalmente el porcentaje de eficiencia del operario o la máquina. Tiempo Teórico: Se obtiene de la orden de producción el tiempo teórico previsto para el proceso considerando lo efectivamente fabricado. Tiempo real: se obtiene del tiempo declarado en el cumplimiento del proceso. Eficiencia: Tiempo Teórico/Tiempo Real * 100 3. Incorporación automática de comprobantes (IMAC) Versión: Permite la integración con otros sistemas a través de un repositorio intermedio bajo un esquema completamente automático. Es decir que el sistema se ocupa de procesar las novedades, cuando detecta nuevos registros en el repositorio y notifica respecto de errores de proceso vía e-mail. Este módulo existe desde la versión 4000 pero va evolucionando e incorporando novedades respecto de operaciones que permite integrar. A continuación detallamos las integraciones habilitadas. • Notas de pedido • Reservas • Órdenes de compra • Remitos de venta • Transferencia de stock • Recibos de clientes • Facturas sobre remitos de ventas En la próxima versión se agregarán las siguientes integraciones: • Comprobantes varios de proveedores (Cuentas a pagar) • Movimientos de stock • Remitos de producción Nota: el módulo requiere licenciamiento adicional 4. Conciliaciones bancarias (Nuevo módulo) Versión: Nuevo módulo que permite realizar las conciliaciones bancarias automáticamente. A continuación se detallan las características más importantes. • Permite la importación de los extractos bancarios. El sistema cuenta con funciones de importación de extractos según el estándar de Interbanking. • También permite ingresar manualmente los movimientos de un extracto bancario. • Configuración de criterios de conciliación automática. o Relación entre movimientos contables y bancarios que pueden ser conciliados. o Ajuste de sensibilidad de fechas. Se puede exigir coincidencia exacta o desvío de n días. o Se puede requerir coincidencia de números de referencias. Es el caso de cheques depositados o emitidos, en donde se requiere coincidencia de los números de cheque. • Proceso de conciliación automático y manual. • Proceso de cierre de conciliación. El proceso inhibe el ingreso de registros contables con fecha anterior o igual al cierre. Este proceso se ejecuta por cuenta bancaria. • Incluye informe de estado de conciliación partiendo del saldo bancario más / menos partidas pendientes, obteniendo el saldo contable. Nota: el módulo requiere licenciamiento adicional 5. Distribución 5.1. Administración de hojas de ruta (Mejora) Versión: El módulo de distribución permite administrar las entregas a clientes. Esto involucra una serie de actividades y funciones que enumeramos a continuación: • Planificación de la distribución. Herramienta que facilita la evaluación de pedidos pendientes por zona y otros atributos, permitiendo la asignación de camión por grupo de pedidos. Permite evaluar el peso asignado por camión. También permite confirmar las entregas generando la reserva masiva de los pedidos. • Balanceo de carga. Permite evaluar el porcentaje de ocupación de los camiones para afinar la planificación. • Administración de recorridos y costo por recorrido o por Kilómetro. • Control de pesada de camiones vacíos y cargados. Registros de entrada / salida • Generación de hoja de ruta. Documento que identifica los remitos transportados por cada vehículo, peso total y costo de la operación. • Control de conformidad de entregas. Se identifica la fecha de entrega de cada remito y en caso de no entrega, se identifican los motivos. Mejoras incorporadas en versión 4012 • Se hace opcional la administración de entrada y salida de vehículos. Es decir que se puede usar hoja de ruta sin registrar el movimiento de vehículos. • Se incorpora nuevo atributo para indicar el orden de entrega de los remitos dentro de la hoja de ruta. • Se amplían los estados respecto de la recepción de los remitos. Los estados disponibles son:  No informado. Esto por defecto que se asigna al dar de alta una hoja de ruta.  En reparto y fecha de salida. Indica que la distribución está en marcha.  Recibido y fecha de recepción. Indica la recepción conforme del cliente.  No recibido. Permite que el remito se incluya en otra hoja de ruta para reintentar la entrega.  Devuelto. Indica que el cliente rechazó el pedido. No permite incluir el remito en otra entrega. Supone la confección de nota de crédito.  Clasificador: su uso está pensado para el caso de devuelto o no recibido, en cuyo caso se tabulan motivos que permitan evaluar mejor las causas del rechazo. 6. Cuentas a pagar 6.1. Administración de retenciones (Mejora) Versión: y • Se incorpora un nuevo parámetro por tipo de retención que habilita o no el control de categorías repetidas • Se ajustan los comprobantes de proveedores: Cuentas a pagar / Compras y Producción, de manera que emitan los mensajes de alerta correspondientes. Esto permite identificar casos en donde se propone retener dos veces para la misma retención. Ejemplo, se retengan dos categorías o dos alícuotas de ingresos brutos al mismo tiempo para la misma operación. 6.2. Proyección financiera (Mejora) Versión: Se incorpora posibilidad de que solo muestre aquellos comprobantes con saldo que se encuentren autorizados. 6.3. Reporte “Ranking de proveedores por Saldo” (Mejora) Versión: y Este reporte permite evaluar los saldos de proveedores a una fecha retroactiva con totales por proveedor. Es de uso muy habitual para incluir en los estados contables como elemento respaldatorio de los saldos de las cuentas “Proveedores a pagar”. Por tales motivos y por la necesidad de incluirlo en los inventarios de balance se incorpora el CUIT de los sujetos. También se incorpora la posibilidad de reexpresar los saldos en cualquier moneda. 7. Cuentas a Cobrar 7.1. Control de comprobantes vencidos (Nuevo) Versión: y En un contexto en donde se calculan intereses por mora, es importante no permitir cobrar operaciones cuyo vencimiento este desactualizado. El proceso de cálculo de intereses, justamente, actualiza el vencimiento en función de los intereses calculados. Por este motivo se incorpora un nuevo parámetro de cuentas a cobrar que incorpora las siguientes reglas de negocio: • Se define un parámetro general para indicar en la cobranza de comprobantes de clientes las siguientes opciones: o Inhibir la cobranza o Advertir al usuario o No hacer realizar ningna acción • Aplicar la funcionalidad indicada en el punto anterior en las siguientes operaciones: o Recibos de clientes o Solicitudes de cobro 7.2. Libro de IVA con agrupación de comprobantes (Nuevo) Versión: y Se desarrolla una funcionalidad que permite imprimir el libro de IVA Ventas con agrupación por comprobantes de tipo B (Factura, Nota de débito y Nota de crédito) con importes que sean menores a $1000 y que no se encuentren anulados. Se agrupa por fecha de emisión, división, y Tipo de comprobante AFIP. 7.3. Generación de archivos RTF para recibos (Nuevo) Versión: Se incorpora generador de archivos de tipo RTF para recibos, ídem facturas. Esto permite que se puedan enviar los recibos vía mail o que el cliente pueda ver los recibos e imprimirlos desde la consulta WEB de resumen de cuenta. 7.4. Reporte “Ranking de clientes por Saldo” (Mejora) Versión: y Este reporte permite evaluar los saldos de clientes a una fecha retroactiva con totales por cliente. Es de uso muy habitual para incluir en los estados contables como elemento respaldatorio de los saldos de las cuentas “Deudores por ventas”. Por tales motivos y por la necesidad de incluirlo en los inventarios de balance se incorpora el CUIT de los sujetos. También se incorpora la posibilidad de reexpresar los saldos en cualquier moneda. 8. Ventas 8.1. Autorización de pedidos – Identificación de precios y descuentos modificados (Mejora) Versión: y Con el objeto de mejorar y facilitar la autorización de pedidos, se crea una nueva consulta que permite visualizar los precios acordados según las reglas de negocio de precios y descuentos configurados y los efectivamente grabados en el pedido a partir de modificaciones acordadas entre el vendedor y el cliente. Esto permite comparar rápidamente las diferencias y tomar una decisión de aprobación o rechazo de la operación. La consulta se invoca con botón derecho desde la pantalla de aprobación de pedidos y muestra básicamente el precio neto de descuentos según reglas comerciales definidas en comparación con el precio efectivamente ingresado en el pedido. 8.2. Factura con remito simultáneo – facturación de punto de venta (Mejora) Versión: y Se independizan los datos del remito que estas transacciones generan de manera simultánea. En concreto se solicita la sucursal impositiva para el remito. Cuando se implementa factura electrónica bajo esta modalidad de facturación, el remito sigue usando la sucursal impositiva que tenía pero la factura cambia por la nueva sucursal electrónica. 8.3. Facturación anticipada (Mejora) Versión: Se incorporan diversas facilidades para mejorar aspectos de planificación de entregas bajo el modelo de negocio de facturación anticipada. 1– Se ingresa pedido de tipo anticipado. Se requiere aprobación para su facturación. 2- Se factura el pedido de manera anticipada. 3- Se autoriza la factura total o parcialmente para su entrega. Acá se agrega el dato de fecha de entrega que luego impacta en el stock proyectado diario. Es decir que se autoriza indicando la fecha de entrega. 4 – Consulta de stock proyectado diario. Se considera la fecha de entrega autorizada para impactar esta consulta y poder analizar los compromisos de entrega y su impacto en el stock de la empresa. 8.4. Consulta de artículos de facturas (Mejora) Versión: y Opcionalmente se puede solicitar la inclusión de la siguiente información: - CUIT del cliente - Clasificadores del comprobante (Ellos usan 4 clasificadores) 9. Compras 9.1. Facturación parcial de remitos de compras (Mejora) Versión: y Se habilita la posibilidad de facturar parcialmente un remito. Es decir que se permite ajustar la cantidad a facturar sin que esta pueda superar a la cantidad recibida. Esta mejora se incorpora bajo todas las modalidades de facturación. • Facturas sobre múltiples remitos • Factura con remito simultaneo • Factura remito sobre múltiples OC Se debe indicar la cantidad a facturar ingresando al botón de “Detalle de remito” y ajustando la columna “Cantidad facturada” 10. Acopio de cereales Versión: Dentro del circuito de compra de granos, se necesita que en algunos casos se registren operaciones de cartas de porte recibidas, certificados de depósito y liquidaciones de granos sin necesidad de vincularlos a formularios del ONCCA. Generalmente estos casos se deben a traslados dentro del mismo establecimiento agropecuario. Estas modificaciones se requieren también para el caso que se efectúen compras a intermediarios, donde los granos se reciben mediante cartas de porte pero el acopiador emite liquidación parcial y final. Es otro formulario símil factura que en la jerga habitual se lo llama liquidación. El código de formulario para AFIP es el 34 (Parcial) o 39 (Final) – Comprobante A del Anexo I apartado A inc F RG 1415. Este formulario no se informa al Oncca; se maneja como una factura; para estos casos el Certificado de depósito actúa como un formulario interno debido a que estas operaciones se registran utilizando las mismas operaciones de liquidación del sistema actual. Impacto en el Software: • Se incorpora un atributo sobre el tipo de comprobante de cartas de portes recibidas remito de compra, que permite identificarlas cómo de uso interno. Para este tipo de comprobante de uso interno se debe: o Habilitar el botón Numerador para seleccionar el tipo de numeración con la cual se quiera operar (configuración de numerador estándar de Plataforma). o A diferencia de los formularios ONCCA, para este tipo no se debe validar la existencia del número de formulario o No se debe informar al ONCCA • Se incorpora un atributo sobre el tipo de comprobante de certificados de depósito de compras que permite identificarlas cómo de uso interno. Para este tipo de comprobante de uso interno se debe: o Habilitar el botón Numerador para seleccionar el tipo de numeración con la cual se quiera operar (configuración de numerador estándar de Plataforma). o A diferencia de los formularios ONCCA, para este tipo no se debe validar la existencia del número de formulario o No se debe informar al ONCCA • Se incorporan los siguientes atributos sobre el tipo de comprobante de liquidaciones de compras de granos: o Es de uso interno: permite identificarlas cómo de uso interno. Para este tipo de comprobante de uso interno se debe: • Habilitar el botón Numerador para seleccionar el tipo de numeración con la cual se quiera operar (configuración de numerador estándar de Plataforma). • A diferencia de los formularios ONCCA, para este tipo no se debe validar la existencia del número de formulario • No se debe informar al ONCCA o Se incorpora la posibilidad de ingresar formateada la referencia de las liquidaciones de compras para cuando son emitidas por el proveedor incluyendo la opción de control de duplicación en forma análoga a los comprobantes de proveedores. 11. Activo Fijo Versión: Cuando se amortiza desde el inicio de ejercicio, se agrega la posibilidad de que al momento de realizar la baja del bien no se considere el año de baja para la amortización; Se agrega un nuevo parámetro general del módulo para configurar este comportamiento. 12. Stock 12.1. Consulta de stock por partida (Nueva) Versión: Se crea una nueva consulta de stock por partida que permite consolidar el stock a una fecha determinada (actual o retroactiva). Opcionalmente se muestra el stock abierto para cada depósito o acumulado. • Si se consulta el stock actual: o Stock actual o Stock reservado o Stock disponible • Si se consulta el stock a una fecha histórica entonces solo se muestra el stock a esa fecha. En este caso el stock se obtiene de los movimientos de stock de las partidas correspondientes. 13. Aplicativos impositivos (Mejora) Versión: y Estamos avanzando en la mejora de todos los aplicativos impositivos desarrollados en Access. Estas mejoras implican: • Rediseño de los aplicativos. Se está dando homogeneidad a los desarrollos, para lo cual se mejora sensiblemente la forma de configurar los aplicativos (se crean ABM para carga de parámetros), mejora de los filtros y diseño de pantalla, mejora de los reportes y las grillas. • Los aplicativos Access se ejecutarán desde el menú de Plataforma, utilizando el menú de “Acceso Rápido”. • Para la conexión con la base de datos no se solicitará usuario y clave. Se usarán los datos del usuario logueado en Plataforma. • La administración de la seguridad y habilitación de aplicaciones se resolverá desde Plataforma. Es decir que se incluirán en la lista de programas de Plataforma las aplicaciones Access y las mismas requerirán la asignación de permisos por usuario / grupo. En cuanto a su liberación, estamos trabajando para incorporar de manera progresiva todos los aplicativos en uso. Esto requiere un trabajo de re-factoring, documentación de nuevos instructivos e implementación en clientes. La mesa de ayuda informará respecto de aplicaciones disponibles cuando se solicite cambio de versión entregando la documentación necesaria para su utilización.

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